会社員時代は、15年事務員をしていました
仕事内容は、電話や来客対応や郵便物の発送の一般事務から日々の金銭の仕分けを
行う経理事務、給与計算の労務事務の他にオリジナルのその他の事務業務がありました
この、オリジナルのその他の事務業務が曲者で、マニュアルには一切書かれておらず、
非常に難易度が高いのです
会社辞めるまで、マスターできなかったなー
近年、事務員は将来性がないと言われています
AI化
アウトソーシング
経費削減
15年間事務員してきましたが、単純作業の繰り返しの事務職の求人は将来
減っていくと感じています
不思議なことに、こんなに減っていく業務だと思われいるのに、
どんどん事務員が増えていく不思議な会社でした(常に事務員募集中)
でもお陰様で、干支ひとまわり違ったかわいい後輩のニャドコロさんに出会うこともできたわけなのですが…
干支ひとまわり違う子って、いわゆるゆとり世代なんですね
確かに、ゆとり世代でよく言われている特徴がありました
空気を読むことなしないけど、パソコンを使いこなし
マニュアルや的確が指示があればバンバン仕事をこなしていきました
でも、うちの会社マニュアルがないその他の業務が結構あるから…
ゆとり世代のニャドコロさん、相当苦戦していました
自分もニャドコロさんに教える時、虚しかったことが結構あったよ
ニャドコロさんに伝授した時に虚しくなった業務をご紹介します
軽い感じで読んでくださいませ
後輩に伝授して虚しくなった業務① ハリオバケ
請求書や領収書等は、保存期間が定められおり糊付けやファイリングなどして
整理して保存するいたって簡単なやつです
経理規程には定められていない細かなルールがありまして、それが経理部の一番偉い人の気分で
ころころ変わりまして、なかなか苦戦していました
請求書の糊付けは見やすいように綴りやすいようにではないようで、
何度も経理部の一番偉い人からニャドコロさんに
電話でやり直しの指示がありました
途中から、請求書を受け取った人の印鑑と事業所の長の印鑑とニャドコロさんの印鑑が必要とうことに
ルール変更がありました
そのあとすぐに、印鑑を押した日付も必要とルール変更がありました
ニャドコロさん「先輩が教えてくれた時のルールと全く違いますね」
私 「マニュアルにない業務ほど、難しいものはないんだよ」
ニャドコロさん「目的はなんでしょうか。複雑にして何の意味があるのでしょうか」
後輩に伝授して虚しくなった業務② オシオバケ
職員の勤務が休みの日に、出勤簿に「休」というハンコを押す業務
これがまた、私たちに配られる勤務表と職員が見ている勤務表が存在しており、
渡された勤務表どおりに「休」とハンコを押しても
職員A「私、その日出勤なんですけど…」
職員B「また、押し間違えてるんですけど…」
クレームは、私たちのものとへ
ニャドコロさん「こういうやりとり無駄だと思うんですけど…
タイムカードとか勤怠管理のシステムを導入すればいいんじゃないすか？」
私 「ごもっともです。でも、勤務時間外に業務日誌打ってたり残って仕事している人が
正直に入力すると困るらしいよ」
ニャドコロさん「それ以前の問題ですよね。時間外遡って職員に請求されることの方が
困りませんか」
私 「そこまでは考えていないよ」
ニャドコロさん 「単純に、今、時間外を請求されたくないってことですか」
私 「そう」
ニャドコロさん 「せめて、本物の勤務表を渡して欲しいのですが」
私 「今もらっているの、決裁のハンコ押されているだけで他の職員は、
別な勤務表を信じているもんね」
ニャドコロさん 「それこそ無駄でしょ」
後輩に伝授して虚しくなった業務③ コグチゲンキン新旧
小口現金出納帳です
経理部のトップの人が考えた小口現金のシステムが複雑すぎて、各事業所から変更
して欲しいと声があったのだが経理部トップがすんなり変更してくれなくて…
試行期間ということで、新旧の様式を使って小口現金出納帳を作成しなければならなく
なった
ニャドコロさん 「試行期間っていつまでか定めて欲しいですよね」
私 「経理部のトップの気が済むまででしょう」
ニャドコロさん 「私情はさみすぎじゃないですか？本来の出納帳の目的を見失っているでしょ」
私 「誰も小口現金に興味ないってことでしょ」
ニャドコロさん 「ペイペイにしましょうか？」
後輩に伝授して虚しくなった業務④ オクノホウ
事業所に嘱託医が毎週タクシーで来るんだけど、
嘱託医が帰るタイミングで事業所長より合図があってタクシー会社に電話する業務
事業所には、入口が3カ所あって必ず入口の場所を指定しなければならない
オクノホウと…
ニャドコロさん「事業所長、廊下を100メートルぐらいダッシュしてきて合図出すけど、
自分で電話した方が良くないですか？」
私 「本当にそう思うわ」
ニャドコロさん「毎週同じ曜日のだいたい同じ時間に電話かけているんだから、オクノホウだって
わかるでしょ」
私 「電話する方も受ける方も、毎回同じなんだからね」
ニャドコロさん 「オクノホウって言いたくないわー」
私 「でも絶対聞いてくるから」
ニャドコロさん 「向こうもわざとオクノホウってい言わせようとしてますよね」
後輩に伝授して虚しくなった業務⑤ タクシーチケットワタシ
オクノホウに来たタクシーの運転手にタクシーチケットを渡す業務です
職員総出でお出迎え、お見送りをします
さすが、お医者様です
タクシーがオクノホウに到着して、嘱託医が履物を脱いだり履いたりしている時に
職員総出で、事務員に顔で合図します
「今、タクシーチケットわたしてこい」と
ニャドコロさん「嘱託医が玄関で脱ぎ履きしている所、かいくぐって出て行けるかー」
私 「タクシードライバーも、数秒ぐらい待ってくれるし」
ニャドコロさん「おめーが好きなタイミングで渡してこいよ」
私 「お金の価値が落ちるわけでもないのにね」
ニャドコロさん「紙粘土で、手の形でも作っておいておきましょうか」
まとめ
ゆとり世代のニャドコロさんは、これらの業務を虚無業務と呼んでいました
出勤簿に「休」と押す業務を、賽の河原の石積みと言っていました
ニャドコロさんは、このままだと自分が何もできない人間になってしまいそうで怖いと言って、
私と同じ時期に退職しました
未来を担う若者が悩んでしまう業務は、見直しが必要かもしれません
